Formation Etre organisé et efficace avec Outlook

  • Formateur: dextou
  • Durée: 10 Semaines
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Cette formation est centrée sur l’organisation de votre travail, afin de tirer profit de la richesse fonctionnelle d’Outlook. Vous découvrirez comment utiliser plus efficacement les fonctions principales de l’outil : gestion de l’information (email et contacts), du temps, des tâches et des tableaux de bord associés.

» Participants

Cadre, manager, assistant et toute personne souhaitant optimiser son utilisation d’Outlook.

» Prérequis

Pratique quotidienne de la messagerie Outlook.

Durée: 1 jour.

Objectifs pédagogiques

  • Découvrir les fonctionnalités qui font la force d’Outlook
  • Améliorer la gestion de ses emails
  • Gérer plus efficacement les contacts
  • Optimiser la gestion du temps : calendrier et suivi des tâches

Travaux pratiques

Apports théoriques et exercices pratiques appliqués correspondant aux environnements de travail des stagiaires.

PROGRAMME DE FORMATION

Comprendre la mécanique d’Outlook et sa richesse fonctionnelle

  • Appréhender les fonctionnalités clés d’Outlook.
  • Comprendre l’interopérabilité entre les quatre composants d’Outlook : messagerie, contacts, calendrier et tâches.
  • Corriger les défauts les plus courants : multiplicité des dossiers emails, erreurs dans les renseignements des contacts.

Echanges

Analyse des pratiques et de l’utilisation d’Outlook par les stagiaires.

Optimiser l’utilisation de la messagerie électronique

  • Connaître les fonctions clés de la messagerie Outlook : adresses email multiples, dossiers virtuels…
  • Simplifier la gestion de ses dossiers emails et en personnaliser l’affichage.
  • Utiliser le moteur Outlook pour retrouver ses emails.
  • Professionnaliser la rédaction de ses emails : ajouter une signature, insérer des liens html…
  • Optimiser l’envoi des pièces jointes.
  • Créer et gérer ses archives d’emails.

Travaux pratiques

Paramétrer sa messagerie et mettre en pratique les différents points vus précédemment.

Améliorer la gestion des calendriers

  • Connaître les points clés de la gestion d’un rendez-vous avec Outlook.
  • Créer un rendez-vous à partir d’un email.
  • Gérer les différents types d’événements : réunions, salons/événements professionnels, congés scolaires, anniversaires…
  • Utiliser les calendriers multiples.
  • Partager les calendriers.
  • Optimiser la gestion des rendez-vous récurrents.
  • Paramétrer les calendriers et leurs niveaux de confidentialité.

Travaux pratiques

Paramétrer ses calendriers et créer des événements.

Gérer plus efficacement les contacts, les tâches et les tableaux de bord

  • Comprendre l’importance de l’annuaire des contacts.
  • Renseigner correctement et précisément ses contacts.
  • Paramétrer l’affichage des contacts.
  • Distinguer et utiliser les listes de diffusion statiques et les listes de diffusion dynamiques.
  • Gérer des projets avec les contacts associés.
  • Utiliser efficacement les fonctionnalités de gestion des tâches : suivis emails, contacts…
  • Déléguer des tâches.
  • Effectuer un suivi efficace de ses tâches grâce aux trois tableaux de bord Outlook.

Travaux pratiques

Gérer et personnaliser ses tableaux de bord de suivi des tâches.

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